在辉煌软件做账的过程中，单据是数据的载体，单据编号就是单据身份证，因此单据编号是否连续，是否出现了重复都关乎数据的准确性。我们软件是内置了几种单据的编号规则可以选择，而针对他们的利弊您是否清楚呢？

在辅助功能——单据编号及规则样式中可以设置单据的编号规则，其中规则一和规则三可以根据字面意思进行理解；这里主要讲解一下规则二的三种规则和规则四。

第一种：编号可以废弃，每次使用都生效

是指不论单据是否过账，下一张单据仍会以此连续编号；比如新开一张空白单据，不做任何操作，直接关闭这张单据，编号也会接着往下编；例如新开一张单据编号为004，没有继续操作，直接关闭了，又重新点开对应单据进行开单，编号就会变成005。

这种编号规则就很容易造成单据编号出现断号不连续，但是只要不出现上述的操作，您的编号就是连续的。

第二种：编号可以废弃，过账后才生效

是指只要单据没有过账，下一张单据则不会在此基础上连续编号，而是以上一张过了账的单据基础上连续编号。 

弊端：如果先做一张单据001存为草稿，这样不会占用单据编号，重新开单还是001，这个时候直接过账，然后再去把草稿里面的单据过账，会提示“在已过账的单据中已经有此单据编号，是否重新产生新编号？”如果没有勾选【单据编号重复不能保存】的选项，这个时候点击了“否”，那么就会在经营历程里面存在相同单据编号的单子了；如果点击“是”，那么单据编号是从后面重新编号的，单据并会改变。 

优势：勾选上【单据编号重复不能保存】，在经营历程里面查看单据编号一般都是连续的，美观，方便查看是否有丢单之类的情况。

第三种：编号可以废弃，保存后才生效

是指单据开启时会从数据库中调出最新编号，但这个编号必须在单据保存为草稿或过账后才生效，否则直接关闭单据该编号不生效，可以再次使用。 

优势：不容易出现上述第2点的“在已过账的单据中已经有此单据编号，是否重新产生新编号？”提示，比如客户这边经常有存为草稿，等货到了再过账之类的习惯，占用了这个编号，那么后期直接过账即可，也不会存在提示单据编号重复的情况，经营历程里面的编号就是连续的。

弊端：当草稿里面占用了这部分单据编号的单子删除了，后期不是直接过账，那么经营历程里面查看的单据编号也是不连续的。

规则四：在单据编号前增加机器号

这个规则主要是用于网络版，存在同时制单的情况下建议开启使用，以免并发操作导致的编号重复或者跳号问题。

并发操作：单据规则及样式选择单据可以废弃，保存后生效。当其他分机也在制单时，因为在单据保存为草稿时是不进行判断编号是否重复的问题，只有过账的时候发现重复才做判断，但当此时允许生成新的编号时候就会出现跳号。